Excelで資料をつくるとき、出来るだけ見やすい資料を作りたいと思いますよね・・・！
仕事でよくExcelを使っている私が見やすい資料を作るために、普段意識していることをご紹介します。
基本的で簡単にできることなので、ぜひ参考にしてもらえると嬉しいです！
こあねどの資料を作るときにも最低限意識していることです。
作成時に意識していること
フォント・文字サイズは統一する
使用するフォントと文字サイズは同じにして、統一感を出して見やすいようにしています。
見出しと本文で変えるなどはしていますが、
同じ見出しなのに違うフォント・文字サイズなどはしないようにしています。
意図的にフォントや文字サイズを変えていなくても
別の資料を流用したときなどは、変わってしまっていることもあるので
最後に統一されているか、チェックしています。
数字の半角全角は統一する
数字の半角全角も統一して、見やすいようにしています。
同じ「百」でも「１００」「100」だと見た目が違いますよね。
全体で揃えたほうが統一感が出て、見やすくなります。
金額を使う場合は「,」(桁区切り)を使う
金額を表すときは「,」(桁区切り)を使うようにしています。
ぱっと見ても桁区切りがあったほうが、金額もわかりやすいです。
桁数が多いときなんかは、ぱっと分かったほうが相手の読む時間の短縮にもなります。
色を使いすぎない
1色しか使っていない資料より、色を付けたほうが見やすい資料にはなりますが
色を使いすぎても見づらくなってしまいます。
大事な部分にだけ色をつけたり、できるかぎり3色あたりで抑えるなどを意識しています。
グラフや表などは色が必要なので別ですが、文字の資料などでは意識するといいかもしれないです。
シート名をつける
複数シートに分かれている場合、シート名をつけるようにしています。
ぱっと見て何が書いてあるシートなのかが分かったほうが、資料を見ている人にとってもいいですよね。
シートには色も付けられるので、活用してより見やすくしてもいいかもしれないです。
かなりの数のシートになる場合は、カテゴリーごとに、色分けしたりしています。
一目でどのシートに何が書いてあるのか、分かりやすくなります。
作成後のチェック時に意識していること
保存する際のアクティブセルは基本「A1」にする
資料を作っていると、アクティブセルはいろいろな箇所になっていると思います。
基本資料は最初から見てほしいことが多いので、アクティブセルは「A1」に合わせて保存するようにしています。
最初から見る資料なのに、アクティブセルが資料の最後になっていると
見る人が、スクロールして見ないといけなくなりますよね。
逆に途中から見てほしい資料の場合は、見てほしい箇所にアクティブセルを合わせて保存するようにしています。
アクティブセルとは、以下のことです！
印刷設定で印刷範囲を綺麗にしておく
資料はパソコンやスマホで見れますが、印刷する人がいるかもしれないので
印刷しても見やすいように、印刷設定は綺麗にしておくようにしています。
文章の途中で印刷ページが分かれたりしないように、印刷しても見やすいようにしています。
シートの表示倍率も統一しておく
複数シートになっている場合、シートの表示倍率もできるだけ合わせるようにしています。
全部同じ表示倍率にしなくてもいいと思いますが、同じような体裁のシートは同じ表示倍率にしています。
見る相手のことを考えて見やすい資料を！
一番大事なのは、見る相手のことを考えて資料を作ることだと思います。
どんな人がどんな目的で資料を見るかを考えるだけでも、”どんな資料をつくればいいか”が見えてくると思います。
社内の人が見るのか、社外の人も見るのか、これだけでも資料作成の方向性は違ってきますよね？
その上で、さらに見やすい資料にするために、心がけていることをご紹介しました。
ご紹介したことは細かいことかもしれませんが、気づいてくれる方もいますし
ぱっと見て見やすい資料だと見る気にもなると思います。
ぜひ参考になれば嬉しいです！
